På uppdrag för medborgare
Alla har inte rätt att utföra uppdrag i det offentliga. Du behöver få mandat för det. Vissa uppdrag är kopplade till resurser och då är det än viktigare att veta vem som har rätt att bestämma något. Det behöver vara tydligt vem som får skriva på ett avtal, köpa eller besluta något. För att ingen osäkerhet ska finnas bör underlagen bara skriftliga. Ett sådant underlag kan vara en delegationsordning.
Delegat
Att delegera innebär att man lämnar över en viss beslutsrätt, man låter någon annan fatta beslut i ens eget namn. Beslutet delegeras och den som får rätten kallas delegat.
Tjänstens mandat
En delegationsordning visar olika uppdrags mandat. Det är ett styrdokument som visar vem som har rätt att ta vilka beslut och vem har rätt att skriva på vilka avtal. Vissa chefstjänster har till exempel mandat att besluta upp till en viss ekonomisk summa. Deras underordnade har ofta en lägre summa att besluta om och så vidare. Detta kallas även ställningsfullmakt.
Fullmaktens gräns
En viss ställning i en organisation kan ha rätt att företräda verksamheten. Men det ska vara tydligt formulerat för alla parter, inte minst var fullmaktens slutar. Det kallas ställningsfullmaktens yttre gräns. Som konstansvarig kan det vara tydligt att denna har ansvaret att köpa in lös konst för en viss summa per år. Däremot kan denne troligen inte initiera en miljonsatsning på konstgestaltning på eget initiativ. Var gränsen för vad man får göra inom sin tjänst handlar om att förstå sin ställningsfullmakts yttre gräns.
Brister
I revisionerna framgår det att delegationsordningarna ibland är oklara eller inte följs. Det innebär att man tar beslut man inte har rätt till. Avtal som är påskrivna av en person utan mandat att skriva på kan vålla problem för alla inblandade.
Rekommendation
Se över att er delegationsordning är aktuell och formellt beslutad. Placera dem lättåtkomligt för alla. Tydliggör ställningsfullmakter och förklara vad som kan vara risken om de inte följs. Det är svårare att ta till sig regler om man inte förstår vad de är till för att skydda.
