Vart och hur
Styrande dokument förmedlar vartåt en verksamhet ska arbeta och hur det ska ske.
Planerande vartåt
Styrdokument som fyller funktionen som instruktioner framåt kallas ofta för planer, till exempel en kulturplan. För att de ska fylla sin funktion behöver underlagen vara beslutade och alla berörda ska känna till dem.
Reglerande hur
Styrdokument som fyller funktionen att beskriva hur något dras göras kallas ofta för en policy, riktlinje, regel eller rutin till exempel en inköpsrutin. Även dessa behöver vara beslutade och välkända för att de ska fungera.
Dokumentkedja
Tillsammans ska dokumenten bilda en kedja. Från övergripande strategiska underlag till konkreta instruktioner. De finns för att säkra att verksamheterna gör det som är beslutat och skattemedel används som tänkt för medborgarna.
Brister
För att en kedja ska hålla behöver alla delar vara starka. I revisionerna framgår flera utmaningar. Dokument kanske inte finns, är inte offentligt beslutade eller kända av tjänstepersonerna. De framstår som styrdokumenten i vissa fall ses som formalia för den nitiske, inte som styrande underlag för en transparent verksamhet.
Rekommendation
Syna era dokumentkedjor. Säkerställ att ni vet vad som är planerande respektive reglerande underlag? Är dokumentens syften tydliga och aktuella? Har de beslutsdatum? Är de lättåtkomliga för alla?
