Upphandlingsdokumenten
Underlagen i en upphandling kallas upphandlingsdokument. De brukar ofta bestå av flera olika handlingar. Namnen på dokumenten kan i många fall kännas igen mellan olika verksamheter med innehållet skiljer sig ofta åt. I vissa fall är det några enstaka men det kan också vara över tio olika handlingar med otydliga namn.
Hitta rätt
I arbetet med att samla in statistik till ARTadmin har vi ögnat igenom många hundratals upphandlingsdokument för att få fram vissa uppgifter. Att hitta uppgifter som arvode och tidsplan kan ibland vara svårt att leta fram.
Faktaruta
Genom att lägga en kort och tydlig faktaruta med basinformationen minskar letandet för många. Här kan man se om det är så intressant att en närmare läsning är aktuellt. Basinformationen kan hjälpa konstnärer att göra en snabbare gallring av intressanta uppdrag.
Administrativ matematik
Alla konstnärer vill inte lämna anbud på alla upphandlingar men man måste göra en bedömning vilka som kan vara intressanta att dyka ner djupare i. Om man antar att 200 konstnärer ser ett uppdrag som de vill undersöka om det kanske är något för dem. Det tar kanske 30 minuter att hitta basinformationen. Det innebär att 100 arbetstimmar går till detta. Med en tydlig faktaruta med basinformation kan tiden för en första sondering kanske reduceras till 5 minuter.
- 200 konstnärer x 30 min = 100 timmar
- 200 konstnärer x 5 min = knappt 17 timmar
Rekommendation
Ha en tydlig faktaruta med basinformationen:
– typ av konst
– budget
– tidplan
– kort om konsten
